Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Arne Mehrens Solutions, Inhaber Arne Mehrens
Dorfstraße 23, 24256 Stoltenberg, Deutschland
E-Mail: offerion@arnemehrenssolutions.de

2. Verarbeitete Daten, Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Konto und Registrierung: Betriebsname, E-Mail-Adresse und Passwort (nur als kryptografischer Hash gespeichert), um Ihr Konto bereitzustellen und Sie zu authentifizieren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).
• Nutzung der Anwendung: Von Ihnen angelegte Angebote, Kunden- und Stammdaten, Katalog, Branding/Logo und Angebotsnummern, damit die Angebotserstellung funktioniert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Sprachnotizen und Fotos: Hochgeladene Audioaufnahmen und Bilder werden zur Transkription und zur Erstellung einer Positionsliste verarbeitet. Audiodateien werden automatisch nach 30 Tagen gelöscht(Grundsatz der Speicherbegrenzung, Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Schutz vor Missbrauch und Kostenkontrolle: Anonyme Nutzungszähler (z. B. Anzahl Transkriptionen pro Tag) zur Durchsetzung von Limits. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, missbrauchsfreien Betrieb).
• Kontakt- und Feedback-Formular: Übermittelte Angaben (Anliegen, Nachricht, E-Mail, ggf. Name) verarbeiten wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage; zur Spam-Abwehr wird ein gehashter Wert Ihrer IP-Adresse gespeichert (kein Klartext). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.

3. Auftragsverarbeiter und Hosting

Die Anwendung wird in der EU betrieben. Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO:

• Vercel Inc. – Hosting und Auslieferung der Anwendung.
• Supabase (EU-Region) – Datenbank, Authentifizierung und Datei-Speicher (Audio/Fotos).
• Mistral AI (Frankreich) – Transkription der Sprachnotizen (Voxtral) und KI-gestützte Extraktion der Positionsliste.
• Brevo (Frankreich) – Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails (z. B. Bestätigungs- und Auth-Mails).
• Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) – Abwicklung von Zahlungen und Abonnements, nur bei kostenpflichtigen Plänen. Verarbeitet werden Zahlungs- und Rechnungsdaten (z. B. Name, Rechnungsanschrift, Zahlungsmittel). Kartendaten werden ausschließlich bei Stripe verarbeitet und berühren unsere Systeme nicht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Soweit bei einzelnen Anbietern (insbesondere US-Mutterkonzerne von Vercel, Supabase und Stripe) ein Drittlandbezug entstehen kann, ist dieser über die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgesichert. Die Verarbeitung der Inhaltsdaten selbst erfolgt in der EU.

4. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies, um Ihre Anmeldung (Session) aufrechtzuerhalten. Diese sind für den Betrieb erforderlich; eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist hierfür nicht nötig. Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir nicht ein.

5. Speicherdauer

Audiodateien werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Konto-, Angebots- und Kundendaten speichern wir, solange Ihr Konto besteht bzw. solange es zur Vertragserfüllung erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (handels- und steuerrechtlich) entgegenstehen.

Löschen Sie Ihr Konto (oder kündigen Sie), wird es zunächst deaktiviert und Ihre Daten werden noch 30 Tage aufbewahrt. In dieser Zeit können Sie das Konto durch erneute Anmeldung wiederherstellen. Nach Ablauf dieser Frist werden alle Konto-, Angebots- und Kundendaten sowie zugehörige Dateien endgültig gelöscht (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO), vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Bei kostenpflichtigen Plänen werden Zahlungs- und Rechnungsdaten beim Zahlungsdienstleister (Stripe) und bei uns nach Maßgabe der gesetzlichen – insbesondere handels- und steuerrechtlichen – Aufbewahrungsfristen gespeichert.

6. Verarbeitung im Auftrag der Betriebe (Kundendaten)

Soweit Sie als Betrieb personenbezogene Daten Ihrer eigenen Endkunden (z. B. Name und Anschrift auf einem Angebot) in Offerion verarbeiten, sind Sie hierfür der datenschutzrechtlich Verantwortliche. Offerion verarbeitet diese Daten in Ihrem Auftrag als Auftragsverarbeiter. Einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO) stellen wir bereit. Die AVV-Vorlage als PDF können Sie hier herunterladen.

7. Keine automatisierte Entscheidung

Die KI erstellt lediglich einen Angebotsentwurf zur Vorbereitung. Sämtliche Preis- und Summenberechnungen erfolgen durch geprüften, deterministischen Programmcode, und das fertige Angebot wird stets von einem Menschen geprüft und freigegeben. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

8. Datensicherheit

Die Daten verschiedener Betriebe sind strikt voneinander getrennt (Mandantentrennung über Datenbank-Sicherheitsregeln). Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (TLS).

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Außerdem können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, etwa beim Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD), Holstenstraße 98, 24103 Kiel. Wenden Sie sich für die Ausübung Ihrer Rechte an die oben genannte E-Mail-Adresse.